Kit de contratação
Os modelos que o setor de compras precisa para instruir o processo — prontos para copiar, adaptar e usar. São de uso livre, inclusive para contratar outro fornecedor: publicamos porque a instrução malfeita é o que mais atrasa contratação técnica no país, e resolver isso vale mais para nós do que a vantagem de guardar o modelo.
1. Documento de formalização da demanda
Escrito pela área que precisa, não pelo fornecedor. É o documento que evita a pergunta "para que isso mesmo?" três semanas depois.
DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA
Unidade demandante: {UNIDADE}
Responsável: {NOME E CARGO}
Data: {DATA}
1. NECESSIDADE
{Descrever o problema concreto, não a solução. Ex.: "a equipe de contratações
tem produzido termos de referência que geram aditivo por escopo incompleto,
com N ocorrências em {PERÍODO}"; ou "o portal de transparência do órgão não
foi revisto desde {ANO} e não sabemos quais obrigações de publicação estão
em aberto"; ou "na última avaliação de transparência do tribunal de contas,
o órgão atendeu {X}% dos critérios essenciais, e não temos a lista do que
falta nem a ordem de prioridade para corrigir".}
2. RESULTADO ESPERADO
{O que muda na rotina se isso for resolvido. Verificável, não genérico.}
3. ALINHAMENTO COM O PLANEJAMENTO
{Vinculação ao planejamento do órgão, ao plano de contratações anual ou à
obrigação normativa que motiva a demanda.}
4. ESTIMATIVA PRELIMINAR DE VALOR
{Faixa, com a origem: propostas recebidas, contratos análogos consultados no
PNCP, tabelas oficiais ou pesquisa própria.}
4.1 SOMATÓRIO DO EXERCÍCIO E ENQUADRAMENTO PRELIMINAR
{Se a via cogitada for dispensa por valor: listar o que a unidade gestora já
contratou no exercício com objeto de mesma natureza, com valores e o total,
mesmo que zero. Indicar a via que se cogita (art. 75, II; art. 74, III;
credenciamento; licitação) como hipótese a confirmar pela área jurídica.}
5. PRAZO PRETENDIDO
{Data desejada e a razão dela — fim de exercício, prazo normativo, ciclo de
trabalho da equipe.}
6. RISCOS DE NÃO CONTRATAR
{O que acontece se nada for feito. Em obrigações declaratórias e de
transparência, esta seção costuma ser a mais forte do documento.}2. Justificativa de inexigibilidade por notória especialização
É a peça que mais trava processo — porque costuma ser escrita com adjetivos, e o controle pede fatos. As três perguntas que ela tem de responder estão marcadas no modelo.
JUSTIFICATIVA DE INEXIGIBILIDADE — art. 74, III, da Lei 14.133/2021
1. OBJETO
{Descrição precisa do serviço técnico especializado pretendido.}
2. ENQUADRAMENTO DO SERVIÇO
{O serviço é técnico especializado de natureza predominantemente intelectual?
Identificar o enquadramento no art. 6º, XVIII (a alínea pertinente) e, quando
for essa a hipótese, na alínea aplicável do art. 74, III, relacionando-o ao
objeto pretendido. Descrever o serviço pelo que ele é, não pela conclusão
desejada.}
3. POR QUE A COMPETIÇÃO É INVIÁVEL NESTE CASO
{Este é o eixo da inexigibilidade. Descrever as razões concretas: o que, no
objeto e no contexto do órgão, impede a comparação objetiva entre propostas.
Se o serviço puder ser especificado de modo que fornecedores qualificados
entreguem resultado equivalente, o caminho é outro — dispensa, se couber no
limite, ou licitação. Registrar também o que foi consultado antes de concluir
pela inviabilidade.}
4. NOTÓRIA ESPECIALIZAÇÃO E SUA ADEQUAÇÃO AO OBJETO
{Responder com acervo, não com elogio, e ligar cada item ao OBJETO: por que
esta especialização é adequada a este trabalho. Enumerar desempenho anterior,
estudos, publicações, experiência, aparelhamento e equipe, indicando onde cada
afirmação pode ser verificada. Conteúdo recém-publicado pelo próprio prestador
não basta, sozinho, para caracterizar notoriedade.}
5. JUSTIFICATIVA DE PREÇO
{Nesta via, o parâmetro mais pertinente costuma ser o preço praticado pelo
próprio prestador em objetos iguais ou semelhantes, com contratos e datas.
Podem somar-se outros meios idôneos — contratos análogos de outros órgãos
(com número de controle, objeto e valor), tabelas oficiais, pesquisa
publicada. Registrar a data de cada consulta e a análise crítica dos valores.}
6. RAZÃO DA ESCOLHA
{Por que este prestador, entre os que atendem ao perfil, e como isso se liga à
inviabilidade de competição descrita no item 3.}
7. DOCUMENTOS ANEXOS
{Proposta técnica; dossiê de acervo; documentos de habilitação; pesquisa de
preço; e o parecer jurídico do órgão.}O erro mais comum: usar inexigibilidade porque a dispensa não cabe no valor. A via se define pela natureza do objeto, não pelo tamanho do contrato. Se o serviço é padronizável, o caminho é outro — e nós dizemos isso mesmo quando a resposta atrasa o nosso próprio contrato.
3. Justificativa de preço
O parâmetro mais defensável para serviço técnico é o contrato análogo já celebrado por outro órgão, consultável no PNCP. O roteiro:
- Busque no PNCP contratos com objeto semelhante, dos últimos 12 meses.
- Registre, de cada um: órgão, número de controle, objeto resumido, valor global, modalidade e data.
- Descarte os que não são comparáveis — software, obra, fornecimento — e diga por que descartou.
- Escolha e justifique a forma de cálculo depois da análise crítica dos preços — média, mediana ou menor valor, conforme o caso. A mediana resiste a um contrato grande, mas não corrige objeto incompatível: o descarte fundamentado vem antes do cálculo.
- Registre a data da consulta. Preço público é um instantâneo.
4. Checklist de habilitação
O que usualmente se pede para serviços como os nossos; o conjunto exigível depende do objeto e do procedimento. Mantemos a documentação organizada e conferimos a validade de cada certidão antes de enviar, junto com a proposta.
- Ato constitutivo e comprovante de inscrição no CNPJ
- Certidão de regularidade fiscal federal, incluindo a previdenciária
- Certidão de regularidade estadual ou distrital
- Certidão de regularidade municipal
- Certificado de regularidade do FGTS
- Certidão negativa de débitos trabalhistas
- Qualificação econômico-financeira, quando exigida para o objeto — empresa em recuperação judicial não está automaticamente impedida; a análise é concreta
- Declarações exigidas pela Lei 14.133/2021, inclusive a de não emprego de menor
- Qualificação técnica pertinente ao objeto e ao procedimento — atestados e acervo em qualquer via; demonstração de especialização adequada ao objeto quando a hipótese usada for a inexigibilidade
5. Prazo realista, para planejar
Da formalização da demanda à assinatura, o que observamos: 2 a 6 semanas por dispensa e 4 a 10 semanas por inexigibilidade. Capacitação com data marcada pede antecedência maior do que isso, porque agenda e turma também precisam ser combinadas.